Een uitnodiging schrijven waarmee je volle zalen trekt

Een evenement, netwerkborrel of bijeenkomst: met deze tips van BureauTekst leer je een uitnodiging schrijven waarop zoveel mogelijk mensen ja zeggen. Want netwerken in je eentje is ook zo saai. Hoewel. Al die prosecco en bitterballen voor jezelf…

 

Daarom een goede uitnodiging

Een goed georganiseerd evenement is een krachtige marketingtool voor je bedrijf. Om te zorgen voor een goede opkomst is het zaak om de juiste aandacht aan de uitnodiging te besteden. Daar begint je succes. Dus aan de slag!

 

Tips bij het schrijven van je uitnodiging

Hier een aantal nuttige tips voor de verschillende onderdelen van je uitnodiging, om het verschil te maken in dit belangrijke onderdeel van jouw marketing.

 

1. Aanhef

Maak je uitnodiging zo persoonlijk mogelijk om te zorgen dat mensen willen komen. Zorg dus voor een persoonlijke aanhef in je uitnodiging. Het liefst op naam. Geef ook aan waarom je het belangrijk vindt dat de genodigde komt. Dikke kans dat hij of zij ja zegt.

 

2. Titel/openingszin

Gebruik geen standaard openingszin, maar probeer iets speciaals op papier of de mail te zetten. Begin bijvoorbeeld met een terugblik op het evenement van vorig jaar. Een quote of citaat van een betrokkene of juist een blik vooruit. Op die manier heb je meteen de aandacht te pakken.

 

3. Kern

Kom in je uitnodiging snel tot de kern. Het liefst al in de eerste alinea. Beantwoord hiervoor de vijf W’s:

Wie: Aan wie schrijf je de uitnodiging en wat is je doel?
Wat: De inhoud en het programma moeten duidelijke zijn.
Waar: Praktische informatie zoals de locatie moet duidelijk vermeld zijn.
Wanneer: Vermeld ook duidelijk datum en tijdstip. Verstuur de uitnodiging ten minste zes weken voor je evenement en stuur voor die tijd eventueel al een save the date. Ook een herinnering versturen kan prima, maar zorg dat je hierin nog wat nieuwe en waardevolle informatie prijs geeft.
Waarom: Wat gaat het je genodigde opleveren? Als je alleen een uitnodiging schrijft en geen rekening houdt met het belang van de genodigde, verliest de tekst zijn kracht.

 

Uitnodiging schrijven niet

Uitnodiging schrijven wel

 

4. Tone of voice

Organiseer je een lekker informeel zomer- of winterfeest? Of nodig je klanten uit voor een sjiek-de-friemel netwerkbijeenkomst? Vang alvast die sfeer in je uitnodiging zorg dat de tone of voice past bij de gelegenheid.

 

5. Aanmelding

Je uitnodiging moet leiden tot aanmeldingen. Maak het mensen dus zo makkelijk mogelijk om zich direct aan te melden. Vermeldt duidelijk óf de genodigde zich aan moet melden en zo ja, hoe en bij wie. Extra tip: als je mensen vraagt om zich aan- of af te melden, moeten ze sowieso contact opnemen en ben je dus meteen weer op de radar.

 

Uitnodigen per e-mail of papier

Het enorme voordeel van het inzetten van e-mail(marketing) voor evenementen is de efficiëntie en het gemak waarmee je data verzamelt en beheert. Maar voor zakelijke evenementen is het nogal onpersoonlijk. Maak van je uitnodiging een ‘echte’ invitatie in plaats van een standaard mailing. Je wilt mensen het gevoel geven dat hún komst op prijs wordt gesteld.

Papier is niet per se beter dan mail. Ook in de mail kun je een persoonlijke noot toevoegen. Dit was bijvoorbeeld de intro van een digitale uitnodiging die we een tijdje geleden voor een klant (her)schreven:

Vanuit een nieuw bedrijf maken we sinds begin dit jaar onze slagbomen. In deze mail geven we alvast wat informatie, maar met eigen ogen komen kijken is natuurlijk veel leuker. Daarom een uitnodiging voor onze opening op 8 maart 2018 in Groningen. Kom ook langs, de slagboom staat voor u open!  

 

Trek volle zalen

Als je volle zalen wilt trekken met je uitnodiging, helpen wij je graag. Onze tekstschrijvers tikken uitnodigingen die niemand kan weerstaan.

 

Nu contact opnemen met BureauTekst