Stappenplan om de juiste tone of voice te bepalen

Wat is een tone of voice?

Heel simpel: de manier waarop jouw bedrijf communiceert, noemen we de tone of voice. Een tone of voice is niet wát je zegt, maar hóe je het zegt. De toon waarop je iets zegt, past in de ideale situatie bij je eigen merkpersoonlijkheid, je doelgroep, het kanaal en de situatie. Door consequent een vaste communicatiestijl aan te houden in alle communicatievormen, wordt jouw bedrijf voor mensen herkenbaar en vertrouwd.

De tone stem je af op je doelgroep. Deze kun je aanpassen. Je gebruikt bijvoorbeeld andere woorden als je de ene blog voor tieners schrijft en de andere voor volwassenen. De voice is de stem van de organisatie en blijft altijd hetzelfde. Kies je ervoor om ‘je’ in plaats van ‘u’ te gebruiken? Dan doe je dat overal: in je online-uitingen, maar ook je klantenservice wisselt niet.

Waarom heb je een tone of voice nodig?

Met een tone of voice onderscheid je je van concurrenten. Met een unieke stem definieer je jezelf als bedrijf. Het is ook een manier waarop je kunt beïnvloeden hoe anderen jou zien. Zo trek je klanten aan die je wilt aantrekken. Tone of voice versterkt je merkloyaliteit en het helpt je om je waarden en missie beter over te brengen.

Tone of voice vergroot herkenbaarheid

Je hebt doodgewone tekst en je hebt tekst waar net even langer over na is gedacht. Een onderscheidende tone of voice maakt je als merk herkenbaar. Je kunt het zien als onderdeel van je huisstijl. Behalve aan je logo en website herkennen klanten je ook aan je unieke manier van schrijven. Zo is de tekst van een sterk merk als Coolblue zelfs herkenbaar zonder dat je het logo ziet. Een knap staaltje brand voice.

Wat heb je nodig om jouw tone of voice te kiezen?

Je begint met het onderzoek naar je merkidentiteit. Wie wil je zijn? Vervolgens stel je je doelgroep vast en wat je missie is. Afhankelijk daar van, bepaal je op wat voor manier je wilt dat je doelgroep jou ziet, terwijl je tegelijkertijd je missie duidelijk maakt. Om de juiste tone of voice te bepalen, moet je keuzes maken. Gebruik je bijvoorbeeld wel of geen:

• Bulletpoints
• Woordgrapjes
• Engelse woorden

Welke soorten tone of voice heb je?

Je hebt oneindig veel keuze als je je tone of voice wilt bepalen. Oké, niet oneindig, maar wel een heleboel. We noemen er een paar op.

Grappig of serieus

Bij BureauTekst houden we van grappig. Kijk maar naar de eerste titel op onze homepagina. Het woordgrapje staat prominent in beeld. Ook in onze campagne-uitingen en die voor klanten passen we grappige teksten toe. Dat betekent overigens niet dat we niet serieus kunnen schrijven. De tone of voice van de klant is voor een tekstbureau natuurlijk leidend.

Informeel of formeel

Bij elke keuze geldt: zorg dat het past bij je merkidentiteit en bij je doelgroep. Verder bestaat een foute keuze maken, niet. Hoewel je steeds vaker de informele tone of voice tegenkomt, past een formele soms beter. De Rijksoverheid kiest voor formeel en gebruikt overal ‘u’. Bij grotere instanties als banken zie je steeds meer de overstap naar informeel. 

Bijvoorbeeld: Gesloten of Wij rusten even uit, zien we je morgen? Tot dan! 

Bovenstaande teksten kunnen allebei op het bord van een gesloten winkel of restaurant staan. De ene is formeel, de andere persoonlijk en warm. 

Respectvol of bijdehand

De grens wanneer iets te bijdehand klinkt, is vaag. Vooral omdat de een iets sneller bijdehand vindt dan een ander. Bijdehand hoeft natuurlijk niet gemeen te zijn. Voorbeelden van merken met een bijdehante tone of voice:

• Coolblue
• Bol.com
• Mercedes-Benz

Mercedes-Benz gaat voor een bijdehante  tone of voice.

Voorbeelden van merken die respectvoller communiceren:

• The Body Shop
• UNICEF
• ING Bank

Enthousiast of feitelijk

De kunst bij feitelijk communiceren is dat je teksten niet droog moeten worden. Want saai leest niemand. Kijk maar weer naar onze tagline op de homepagina. Een informatieve tone of voice gebruik je vooral als je informatie geeft en niet te veel poespas eromheen wilt. Bijvoorbeeld bij technische specificaties of educatieve content als handleidingen en instructies.

Een enthousiaste tone of voice is veel leuker om te lezen. Denk maar aan een uitnodiging voor een evenement of als je een boodschap met een aanbieding wilt overbrengen op je doelgroep.

NASA heeft een feitelijke tone of voice.

Skittles heeft een enthousiaste, speelse tone of voice.

Stappenplan om je tone of voice te bepalen

Om je tone of voice te bepalen, geven we je wat handvatten mee.

Stap 1: Bepaal de identiteit van je bedrijf

De identiteit van jouw bedrijf is hoe jij jezelf naar buiten toe presenteert. Als je jezelf als luxe merk in de markt zet, past daar een andere tone of voice bij dan wanneer je vooral aanbiedingen en goedkope prijzen promoot.

Stap 2: Bepaal wie de doelgroep is

Wie zijn jouw klanten? Welke woorden gebruiken zij? Om de juiste tone of voice te bepalen, wil je dicht bij je doelgroep aansluiten. Je wilt dat zij zich kunnen herkennen in jou en dat jij met jouw product of dienst hun pains oplost. Dat lukt het best als jullie dezelfde taal spreken. Verdiep je dus in je doelgroep en hun taal.

Stap 3: Kijk naar wat jouw tone of voice nu is

Nu je je identiteit en doelgroep (opnieuw) in kaart hebt gebracht, controleer je of je huidige tone of voice bij de doelgroep aanslaat. Tijd om de woordenschat aan te passen en te updaten. 

Stap 4: Kijk naar wat jouw beoogde tone of voice is

Bepaal je gewenste tone of voice. Dove, met de nadruk op empowerment en zelfacceptatie, heeft een beoogde tone of voice die zich kenmerkt door te focussen op het inspireren van positieve verandering en zelfliefde.

Stap 5: Leg je tone of voice en aanspreekstijl vast

Een tone of voice leg je vast in een tone of voice-document. Zo hoef je niet alles te onthouden, maar kan je rustig terugzoeken naar afspraken. In een tone of voice document staat bijvoorbeeld:

• Kernwaarden: de tone of voice sluit hierop aan
• Doelgroep: degene die je aanspreekt
• Wat je wel/niet zegt: bijvoorbeeld bepaalde woorden, zinslengte, etc.

Stap 6: Implementeer de tone of voice

In je bedrijf moet iedereen die in contact staat met potentiële klanten, dezelfde tone of voice gebruiken. Dat biedt eenheid. Dat betekent concreet dat je je tone of voice document naar het hele bedrijf moet rondsturen. Van de mensen bij de klantenservice, tot aan de administratie, de verkopers en het marketingteam, iedereen gebruikt dezelfde stijl en woorden.

Voorbeelden tone of voice van bekende merken

Een tone of voice hebben kenmerkt jou als bedrijf. Vooral als je de tone of voice overal doortrekt. Een tone of voice zorgt ervoor dat jou doelgroep jou herkent. We gaven al het voorbeeld van Coolblue, bol.com en Mercedez-Benz. Deze merken hebben ook een duidelijke tone of voice:

• Nike: krachtig en motiverend
• Innocent: speels en vriendelijk
• Starbucks: vriendelijk en inclusief
• Red Bull: energiek en avontuurlijk
• Lush: creatief en ethisch

Jouw tone of voice bepalen: raak ook de juiste snaar

Heeft jouw bedrijf ook hulp nodig bij het opzetten of uitwerken van een tone of voice? Neem dan eens contact op, onze tekstschrijvers weten precies hoe jij voortaan de juiste snaar raakt bij je doelgroep.

Nu contact opnemen met BureauTekst