Marlene is groen, Diana is blauw en ik? Ik ben kanariegeel. Of we vanmorgen groepsgewijs de welbekende kleurentest hebben gedaan? Welnee, wij weten inmiddels best wat voor een kleur wij zelf zijn en wat voor een kleurencombinatie wij diep in ons hart éígenlijk graag zouden willen zijn. Deze vijf kleuren zijn onze Trellokleuren. Trello? Ja, Trello. Onze rots in de branding, licht in de duisternis, online Scrumbord & de to-dolijst der to-dolijsten. Meer weten? Hier alvast een Trellosnelcursus van BureauTekst.
Bord, lijst, kaart
Trello is gebaseerd op het Kanban systeem, je weet toch; een visueel systeem waarmee je taken beheert. Eigenlijk is het een soort whiteboard waar je post-its op plakt. Waar tennis uitzoomt: ‘game, set, match’, zoomt Trello in: ‘bord, lijst, kaart’.
Bord:
Stap 1 – Voor een project maak je een bord aan. Denk dan vooral macro, niet micro. Zo hebben wij van BureauTekst een bord ‘sprints BureauTekst’. Met een foto van bloesem op de achtergrond. Omdat het kan en omdat het oog ook wat wil.
Het bord is je totaaloverzicht, je kunt iedereen die bij het project betrokken is, toevoegen.
Lijst:
Stap 2 – Het bord verdeel je vervolgens weer onder in lijsten die je een naam geeft. Je kunt zo veel lijsten aanmaken als je wilt. Omdat Trello heel goed in te zetten is als Scrumbord, zie je vaak de lijsten ‘to do’, ‘in progress’ (of ‘doing’) en ‘done’ terug. Wij hebben ook voor deze lijsten gekozen. Onze andere lijsten zijn: ‘backlog’, ‘terugkerende opdrachten’, ‘klaar voor eindredactie’, ‘feedback’, ‘factureren’ en ‘niet factureren’. Zo stond dit blog eerst in de to-dolijst, daarna in ‘in progress’, toen in ‘klaar voor eindredactie’ en ‘done’ om te eindigen in ‘niet factureren’.
Kaart:
Hierin staat de specifieke opdracht of taak beschreven. Door bijlagen of opmerkingen toe te voegen, kun je hier al je achtergrondinformatie kwijt en vragen stellen aan je collega’s. Deze kaart kun je van lijst naar lijst slepen. Je kunt er, door een kleurenlabel te gebruiken, ook een bepaald persoon aan verbinden.
To Trello or not to Trello
Ik ben een lijstjesfanaat. Zo, dan is het maar gezegd. Losse briefjes, notitieboekjes, mijn telefoon-notities, Google Keep. You name it, I use it. Er was zelfs een tijd waarin ik mijn lijstjes onderverdeelde volgens de timemanagement matrix van Eisenhower: ‘Belangrijk en urgent’, ‘belangrijk en niet urgent’, ‘niet belangrijk, wel urgent’, ‘niet belangrijk, niet urgent’.
En toen… leerde ik Trello kennen. Mijn werkleven valt of staat nu bij Trello. Mijn Trello-app en ik stellen ’s avonds orde op zaken. Wat is er gebeurd? Wat heb ik al opgepikt en wat heeft morgen prioriteit?
To Trello or not to Trello? Wij kiezen voor optie 1 en overwegen stiekem ook een privé-Trello aan te maken. Want wie zou thuis ook alweer wanneer de heg gaan snoeien, was er al een tandartsafspraak gemaakt en waarom sta ik voor de honderdste keer zonder boodschappenbrief in de coop?
Vier gouden tips
Ben jij klaar voor wat Trello-overzicht in je leven?
Hier onze gouden tips:
- Houd het realistisch. Steeds taken moeten doorschuiven omdat niet alles haalbaar blijkt, werkt niet motiverend. Kijk goed hoe veel tijd je voor een taak nodig denkt te hebben en plan niet meer dan je behappen kunt. Zo zorg je dat jouw Trello aan het eind van de week leeg is en daarmee je hoofd ook.
- Kwestie van bijhouden. Laat Trello niet versloffen. Van het Scrumbord op je werk haal je de post-its ook weg zodra ze achterhaald zijn. Doe dat in Trello ook. Een meterslange lijst onder ‘done’ gaat in de weg zitten.
- Gebruiken klanten ook Trello? Dan kun je ook samen met een klant een bord aanmaken. Makkelijk en overzichtelijk.
- Veel informatie op de kaart. Aan een kaart kun je tekst en bijlages toevoegen. Maak daar vooral gebruik van! Het is vervelend als je steeds tussen Trello en je mail moet switchen om informatie bij elkaar te harken.
Ben jij be-Trello-d?
Ben jij helemaal be-Trello-d? Nee? Dan is het de hoogste tijd. Kom je er niet uit of ben je op zoek naar meer tips en trucs? Neem vooral contact op! Dan zetten we je op onze Trello ‘to-dolijst!’
Nu contact opnemen met BureauTekst
Dieuwertje
Dieuwertje maakt zelfs de saaiste producten aantrekkelijk met haar creatieve copy. Ze heeft oog voor detail en raakt bij ieder merk de juiste snaar.
