Uitnodiging schrijven: hoe trek je volle zalen?

Een super aantrekkelijke uitnodiging schrijven

Of je een zakelijke uitnodiging schrijft of een uitnodiging voor een feestje, je hoopt natuurlijk dat zoveel mogelijk mensen komen. Want alle bitterballen en drankjes voor jezelf houden is wel lekker, maar ook saai. Met deze tips en voorbeelden is een uitnodiging schrijven voor jou een makkie.

Waarom schrijf je een uitnodiging?

Als je iets organiseert, wil je dat (veel) mensen ervanaf weten. Sterker nog, je wilt dat ze komen! Dus moet je ervoor zorgen dat je hun aandacht trekt met een uitnodiging. Een zakelijke uitnodiging moet bijvoorbeeld serieuzer zijn dan een uitnodiging voor een borrel. Je uitnodiging is de eerste stap naar een succesvol evenement.

Tips voor het schrijven van je uitnodiging

Alles wat de ontvanger nodig heeft, moet erop staan. Je wilt niet je uitnodiging verstuurd hebben en er dan achter komen dat je de datum vergeten bent. 

1. Aanhef

Hoe persoonlijker, hoe beter. We voelen ons meer betrokken bij iets als het ons persoonlijk aangaat. Dus wil je de kans op een “ja” vergroten? Schrijf in de aanhef dan de naam. Dit geldt ook voor zakelijke uitnodigingen.

2. Prikkelende titel of openingszin

Een mens focust zich gemiddeld iets meer dan 8 seconden. Heb je een saaie, cliché of standaard openingszin? Dan ben je je lezer kwijt. Begin bijvoorbeeld met een citaat of trek de aandacht met een terug- of vooruitblik. Bij een zakelijke uitnodiging wil je professioneel overkomen, maar is het net zo belangrijk om niet saai te zijn. 

3. Kern

Bij een uitnodiging schrijven moet je snel tot de kern komen. Een korte uitnodiging komt krachtiger over dan eentje met een lap tekst. Schrijf in de eerste (en enige) alinea op wat het doel van de uitnodiging is en geef praktische informatie.

4. Tone of voice

Heb je op kantoor een platte cultuur en ben je bevriend met je collega’s? Dan is het gek als je uitnodiging ineens formeel is. Een serieuze toon is beter bij een zakelijke uitnodiging. Bedenk dit: hoe je je klant of collega te woord staat, is ook hoe je je uitnodiging schrijft. Zorg er daarnaast voor dat de toon past bij de gelegenheid. Je tone-of-voice vind je terug in al je uitingen.

5. Aanmelding

Je uitnodiging moet leiden tot aanmeldingen. Maak het mensen dus zo makkelijk mogelijk om zich direct aan te melden. Vermeldt duidelijk óf de genodigde zich aan moet melden en zo ja, hoe en bij wie. Extra tip: als je mensen vraagt om zich aan- of af te melden, moeten ze sowieso contact opnemen en ben je dus meteen weer op de radar.

Samengevat: wat zet je op je uitnodiging?

Kom in je uitnodiging snel tot de kern. Het liefst al in de eerste alinea. Beantwoord hiervoor de vijf W’s:

• Wie: Aan wie schrijf je de uitnodiging en wat is je doel?
• Wat: De inhoud en het programma moeten duidelijk zijn.
• Waar: Praktische informatie zoals de locatie moet duidelijk vermeld zijn.
• Wanneer: Vermeld ook duidelijk datum en tijdstip. Verstuur de uitnodiging ten minste zes weken voor je evenement en stuur voor die tijd eventueel al een save the date. Ook een herinnering versturen kan prima, maar zorg dat je hierin nog wat nieuwe en waardevolle informatie prijs geeft.
• Waarom: Wat gaat het je genodigde opleveren? Als je alleen een uitnodiging schrijft en geen rekening houdt met het belang van de genodigde, verliest de tekst zijn kracht.

Zakelijke uitnodiging voorbeeld

Hoe ziet zo’n zakelijke uitnodiging er dan uit? Houd in je achterhoofd dat de afbeeldingen voorbeelden zijn. Niet alleen je design is anders, maar ook de inhoudelijke informatie. 

Dit moet je NIET doen:

Dit moet je WEL doen:

Trek volle zalen

Uitnodiging schrijven lastig? Dat begrijpen we. Als je volle zalen wilt trekken met je uitnodiging, helpen wij je graag. Onze tekstschrijvers tikken uitnodigingen die niemand kan weerstaan.

Neem nu contact op met BureauTekst