Schrijven voor intranet

Het is krokettendag in de kantine en Ans van de administratie is getrouwd met Jochem de receptionist! Taart om drie uur in vergaderruimte 8A.

Is dit het niveau van jouw intranetpagina? Oei… Al zijn kroketten en taart heerlijk en is een trouwerij vaak leuk, intranet is niet bedoeld als bedrijfskrantje. Wat het dan wel is, of kan zijn? Daar hebben wij bij BureauTekst wel wat ideeën over.

Inter-, intra- of extranet

Eerst maar even met de billen bloot: BureauTekst heeft geen intranet. Waarom niet? Kom op, we zijn met z’n vijven en zitten in één ruimte. Voordat mijn computer is opgestart en ik koffie heb gepakt, weet ik alles al dat anders op intranet had gestaan. Maar heeft jouw bedrijf een wat grotere schaal? Gevuld met mensen die je niet allemaal op een dagelijkse basis spreekt of zelfs verdeeld over verschillende panden? Dan is intranet een verbinder en een waardevol platform.

Nog even voor de duidelijkheid. Als wij intranet zeggen, wat is dat dan precies? Nou, wij bedoelen een privénetwerk binnen een organisatie. Het is vaak de startpagina zodra iemand het internet opgaat. Het platform is alleen te bezoeken door mensen binnen de organisatie. Is het ook deels toegankelijk voor bijvoorbeeld klanten? Dan heet het extranet.

Best belangrijk? Héél belangrijk!

Klinkt intranet voor jou als iets uit de digitale prehistorie? Een pagina met informatie over je bedrijf en collega’s, die nog geen facebook en instagram hadden en van wie je dus nog niet al veel meer wist dan je eigenlijk zou willen?

Ik snap je. Ooit werkte ik ergens waar dagelijks een levensmotto van één der collega’s op intranet werd gezet. Denk dan bijvoorbeeld aan de klassieker: het leven is een feest, maar je moet zelf de slingers ophangen. En de confrontatie daarmee dan nog voordat je je eerste koffie te pakken hebt. Dat ramt de energie wel uit een afdeling, kan ik zeggen.

Maar echt, écht, een goede intranetpagina is een grote en dankbare toevoeging aan de communicatie en informatievoorziening binnen je bedrijf.

Van goed naar goud

 Oké, laat mensen dus hun levensmotto lekker op een tegeltje kalligraferen om daarna thuis op het toilet te hangen. Hoe schrijf je dan wel een gouden intranetpagina?

Onze vijf lievelingstips:

1. Een gouden gids! Hoe veel tijd wij in het verleden verspild hebben aan het zoeken naar net die ene collega die broodnodige achtergrondinformatie bij jouw onderwerp heeft, die het kopieerapparaat snapt of die jouw ov-kaart heeft gevonden die je voor de dertigste keer in de pendelbus had laten liggen. Eeuwig zonde! Een goede intranetpagina heeft een goede gouden gids. Hier kun je zowel op naam als op functie zoeken naar ál je collega’s. Vanzelfsprekend is hun foto en contactinformatie keurig uptodate.
2. Make it count! Als mensen intranet niet belangrijk vinden, ben je ze kwijt. Zorg dus dat iedereen het intranet bezoekt. Hoe? Maak dit ook de plek waar tal van formulieren gedownload kunnen worden. Een weekje verlof? Even intranetten!
3. Het laatste nieuws. Een van de mooie aspecten van intranet is dat het de verbondenheid met de organisatie kan vergroten. Hoe? Door informatie te delen. Intranet is daarom de plek bij uitstek voor een online nieuwsbrief. Wat speelt er binnen het bedrijf, zijn er nieuwe klanten, is een project positief afgerond? Werd het bedrijf genoemd in de media of is er een fotoverslag van collega’s die – gehuld in shirts met het bedrijfslogo – meerenden in een marathon? Delen die boel!
4. Zorg voor kwartiermakers. Alle begin is moeilijk. Als je intranet tot leven wilt laten komen, is het belangrijk dat lezers ‘mee kunnen doen’. Denk aan reacties plaatsen, berichten liken of delen. Dat moet op gang komen. Hoe geef je die ontwikkeling een zet? Met kwartiermakers! Strik her en der in het bedrijf een collega die dagelijks even wat aandacht besteedt aan de pagina. Hij of zij reageert bijvoorbeeld op een artikel, spoort iemand anders aan om te reageren of plaats zelf een oproep. Als er één schaap over de dam is…
5. Google Analytics. Om in te kunnen spelen op wat mensen leuk vinden om te lezen, moet je wel weten wát ze lezen. Analyseer het intranetverkeer dus. Valt een dagelijkse poll in de smaak en opent niemand het directe blog? Analyseer en leer!

In het geval van vijf gouden tips, valt de zesde net buiten de boot. Daar hebben we geen zin in. Dus toch een nummer 6:

6. Het is geen schoolkrant. Sommige tekstschrijvers van BureauTekst hebben hun tienerhart opgehaald bij de schoolkrant. Buurtbewoners interviewen, verslag doen van de vrijdagavond-soos, nieuwe kantinesnacks aan een test onderwerpen. Those were the days. Jedoch, die dagen liggen lang achter ons en je collega’s zijn geen scholieren. Schrijf ze dus ook niet op dat niveau aan.

Wij schrijven graag mee aan jouw intranet

 Komt jouw intranet maar intraniet van de grond? Bel ons! Wij zitten klaar om je bij te staan met tips en trucs. Besteed je het vullen van intranet of het schrijven van de nieuwsbrief liever uit? Wij pakken het graag op!

Nu contact opnemen met BureauTekst